Circulação da documentação

Introdução

Este trabalho foi realizado na disciplina de secretariado, e tem como finalidade o estudo da circulação da documentação e a sua importância.

Neste trabalho vamos abordar o tema da circulação da documentação, esclarecendo o conceito de documento e os vários tipos de documentos, assim como o circuito da correspondência, a receção dos documentos, a abertura dos mesmos, etc.

Espero que no final deste trabalho consiga transmitir um conhecimento mais avançado sobre este tema, de forma que os consigam aplicar futuramente.

1 - Circulação da Documentação

O circuito da correspondência não é mais do que as fases pela qual a correspondência passa dentro e fora da empresa, desde o remetente até ao destinatário. Estas são: a abertura, o registo de entradas, a distribuição, a resposta ou arquivo, a assinatura, o registo de saída e a expedição e arquivo. Na fase de abertura, é importante ter atenção, ao modo como as cartas são dobradas, de modo a não danificar o conteúdo da carta; o registo tal como na receção e na abertura deverá ser realizada por um só departamento, uma vez que se deve tirar sempre uma cópia dos originais recebidos. Esta deverá ser feita após colocar o respetivo carimbo que contém a data e o número da entrada, porém há empresas que utilizam o Livro de Registo para a correspondência; a fase da distribuição, tem inúmeras formas de ser feita, mas sempre com o controlo do Livro de Protocolo. Na resposta ou arquivo, após a leitura da correspondência, o destinatário dá-lhe o devido tratamento, esta segue diretamente o arquivo, caso contrário a correspondência requer uma resposta. Devem ter resposta imediata todas as questões urgentes; após terminada a carta de resposta, caso seja necessário, ela deve ser de novo lida e assinada pela direção da empresa ou pelo responsável do serviço, dependendo dos casos; tal como na entrada da correspondência, também se regista a saída desta, é esta a fase do registo de saída. O registo é feito no livro de Protocolo, sendo o seu riscado idêntico ao das entradas, e as cópias são separadas dos originais para seguirem caminho; por último, temos a expedição e o arquivo, onde é importante verificar antes da carta ser inserida no sobrescrito se está datada e assinada, se contém o material necessário referido em anexo e se o endereço corresponde ao do sobrescrito. Já a correspondência pode ser, por sua vez, comercial ou oficial, particular ou pessoal.

Fluxograma

2 - Documento

2.1- Conceito de documento

Documento: é, pois, o suporte material de uma ideia, de uma informação que vai ser conservada ou transmitida, servindo para consulta, estudo ou prova.
Um documento (do latim documentum, derivado de docere “ensinar, demonstrar”) é qualquer meio, sobretudo gráfico, que comprove a existência de um facto, a exatidão ou a verdade de uma afirmação etc. No meio jurídico, documentos são frequentemente sinônimos de actos, cartas ou escritos que carregam um valor probatório.

Um documento pode ser também uma informação singularizada, isto é, distinguível por um nome ou código, que trata de assunto específico, de natureza e interesse particular a uma instituição, de carácter sigiloso, estratégico ou que represente capital intelectual, enfim, plenamente integrada aos bens intangíveis de uma entidade.

São todos os papéis contendo informações que ajudem a tomar decisões, comuniquem decisões tomadas, registarem assuntos de interesse da organização ou do indivíduo. Qualquer informação escrita, objeto ou fato registado materialmente, susceptível de ser utilizado para estudo, consulta ou prova. Registo de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém. Podem ser classificados quanto à procedência (públicos e privados), quanto ao valor (administrativos, fiscal, informativo, legal permanente, primário, probatório e secundário), quanto à natureza do assunto (ostensivos e sigilosos) e quanto ao género (textuais, cartográficos, iconográficos, filmo gráficos, sonoros, micro gráficos e informativos).

2.2- Conceituação de Documentos

Todo o documento é uma fonte de informação como, por exemplo: o livro, a revista, o jornal, o manuscrito, a fotografia, o selo, a medalha, o filme, o disco, a fita magnética etc.

Documento de arquivo:

São todos os que produzidos e/ ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação.

Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções. Assim, a razão da sua origem ou a função pela qual são produzidos é que determina a sua condição de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou formato.

Documentos Públicos:

São todos os documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um órgão governamental na condução de suas atividades, São também documentos públicos aqueles produzidos e/ou recebidos por instituições de caracter público e por entidades privadas e responsáveis pela execução de serviços públicos.

2.3- Características dos documentos de arquivo

De acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos, os documentos podem ser caracterizados segundo o género a espécie e a natureza do assunto.

a) Caracterização quanto ao género:

Os documentos podem ser definidos segundo o aspeto da sua representação nos diferentes suportes:

. Documentos textuais:

. Documentos Cartográficos;

. Documentos iconográficos;

. Documentos filmográficos;

. Documentos sonoros;

. Documentos micrográficos;

. Documentos informáticos;

b) Caracterização quanto á Espécie

Os documentos podem ser caracterizados segundo seu especto formal, ou seja, as espécies documentais são definidas tanto em razão da natureza dos atos que lhes deram origem, quanto á forma de registo de fatos. Tomando por base os atos administrativos mais comuns em nossas estruturas de governo, temos:

. Atos normativos: São as regras e normas expedidas por autoridades administrativas. Exemplo: Decreto, medida provisória, estatuto, regime, regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho decisório;

. Atos enunciativos: São os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução. Exemplos: parecer, relatório, voto, despacho interlocutório;

. Atos de assentamento; São os configurados por registos, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrências. Exemplo: apostila, ata, termo, auto de infração;

. Atos comprobatórios: São os que comprovam assentamentos, decisões, etc. Exemplo: traslado, certidão, atestado, cópia autêntica ou idêntica;

. Atos de Ajuste: São representados por acordos em que a administração pública (federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal) é parte. Exemplos: tratado, convénio, contrato, termos (transação, ajuste etc.);

. Atos de correspondência: Objetivam a execução dos atos normativos, em sentido amplo. Exemplos: aviso, oficio, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação, telegrama, telex, alvará, circular.

2.4-Tipos de documentos

O tipo de documento é utilizado para as seguintes funções na Contabilidade do Razão (FI-GL) e nos componentes Contabilidade de clientes e fornecedores (FI-AP/FI-AR):

Diferenciar as transações contáveis a serem lançadas. Todas as facturas de fornecedores, por exemplo, são lançadas com o mesmo tipo de documento;

Gravação e arquivamento de documentos de contabilidade de custos. Essa é a função principal do tipo de documento. É necessário especificar um intervalo de numeração para cada tipo de documento. Os documentos originais de um intervalo de numeração são gravados em conjunto.

Lançamento de facturas com o método do valor contável líquido. O tipo de documento determina se o método do valor contável líquido deve ou não ser utilizado para lançar uma factura de compra. No método do valor contável líquido de lançamento, o sistema subtrai automaticamente os descontos do lançamento de contrapartida correspondentes quando o documento é lançado;

Os tipos de documento são definidos em nível de mandante. O standard já contém os tipos de documentos que podem ser utilizados ou modificados.

Em geral, o sistema define como default o tipo de documento apropriado quando uma transação contável é entrada. Esses valores propostos são definidos no sistema. Para alguns movimentos (por exemplo, procedimentos de compensação), o usuário define no sistema os tipos de documento no sistema que são obrigatórios para os lançamentos automáticos, mas que não são definidos como default durante a entrada.

2.5-Tipos de Documentação

Documentação comercial

. Fatura

. Guia de remessa

. Nota de encomenda

. Nota de débito

. Nota de crédito

. Recibo

. Carta comercial

2.5.1-A Fatura

É a descrição de uma dívida e uma indicação do que deve pagar. Permite controlar, antes do pagamento, se o montante reclamado é exato e justificado, nomeadamente se corresponde ao orçamento anteriormente estabelecido, se a taxa do IVA aplicada é a correta, etc. Pode igualmente ser uma prova de compra para o consumidor na hipótese de não se terem efetuado nem um orçamento, nem uma nota de encomenda.

O que deve constar de uma factura?

. Data e número sequencial;

. Identificação do vendedor ou prestador de serviços (nome, firma ou denominação social, morada da sede ou domicílio);

. Identificação do consumidor;

. Identificação fiscal do profissional e do consumidor;

. A quantidade e denominação usual dos bens ou serviços, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa de imposto aplicável; O preço líquido antes do imposto;

. As taxas aplicáveis e o montante do imposto devido (IVA);

. O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso.

2.5.2- A Fatura eletrónica

A fatura eletrónica é um documento comercial semelhante à versão em papel, mas distribuído em ficheiro informático. Tem a mesma validade das facturas em papel desde que haja acordo prévio entre as empresas envolvidas na troca digital de informação, seja garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo através de uma assinatura digital ou EDI (electronic data interchange), e o arquivo em suporte eletrónico preste acesso on-line à Administração Fiscal e assegure a integridade da origem e do conteúdo durante o prazo legal, fixado em dez anos.

2.5.3- A Factura/recibo

A Recibo

Recibo vem do verbo receber, é a declaração escrita de ter comprado ou recebido alguma coisa, documento comprovativo. O recibo de compra é muito importante pois funciona como um comprovante de que adquirimos o produto. Em caso de qualquer problema, devemos apresentá-lo possibilitando assim hipótese de defesa do consumidor.

2.5.4- A Nota de encomenda

A nota de encomenda é o documento escrito no qual o vendedor e o consumidor registam o seu acordo sobre o objeto e o preço da venda, quando o consumidor não pode levar imediatamente o bem comprado. A nota de encomenda pode ou não ser assinada pelo consumidor, mas em ambos os casos pode constituir um contrato. Logo que haja acordo as partes estão, em princípio, obrigadas a concretizar a compra e venda, no sentido jurídico deste termo. O facto do pagamento e da entrega ocorrerem mais tarde não altera nada, especialmente na chamada compra e venda tradicional. Portanto, a nota de encomenda é uma prova de promessa de compra e venda. Na generalidade, a legislação não prevê a possibilidade de anular a nota de encomenda salvo em determinadas modalidades de venda ou quando o consumidor e vendedor estabelecerem condições para essa anulação.

2.5.5- A Nota de Crédito

A Nota de Crédito é um documento comercial emitido por um vendedor a um comprador. Ela indica quantidades, preços e formas de pagamento (dentre outros) acordados entre vendedor e o comprador para produtos e/ou serviço, cujo comprador não pagou, não recebeu, ou devolveu. A Nota de Crédito pode também ser emitida no caso de mercadorias danificadas, erros ou reajustes. Uma Nota de Crédito pode reduzir ou eliminar o montante que o comprador tem de pagar ao vendedor, em relação ao original da factura emitida anteriormente. A Nota de Crédito geralmente contém: Código, Data, Endereço de facturamento, Endereço de Entrega, Condições de Pagamento, Lista de Produtos com preços e quantidades. Normalmente ela também referências a factura original e pode estar especificada a razão de sua emissão. O vendedor geralmente emite uma Nota de Crédito para igual ou menor valor do que a factura original, em seguida, reembolsa o dinheiro ao comprador ou abate este Crédito de um saldo devedor de outras possíveis transações do mesmo comprador.

2.5.6- A Nota de Débito

Nota de débito é uma nota muito utilizada para se efectuar, por exemplo, cobrança de valores para os quais não seja compatível a emissão de nota fiscal. A nota de débito diz que o seu sacado é devedor do sacador. Uma de suas utilizações práticas é para a cobrança de encargos referentes a duplicatas e outros títulos que tenham sido pagos em cartório. Cabe ressaltar que a nota de débito não é título de crédito, não sendo passível de protesto, tampouco de ação judicial de execução de dívida. Através da emissão de uma nota de débito, pondera-se debitar-se um determinado valor monetário a um cliente. Esta operação originará um acréscimo da dívida desse cliente (sendo devedor) ou uma diminuição do seu crédito (sendo credor). A nota de débito é utilizada frequentemente para debitar encargos por conta do cliente, despesas com serviços bancários, juros, taxas, etc.

2.5.7- A Guia de remessa

2.5.8- A Carta comercial

A correspondência comercial é o tipo mais habitual de comunicação escrita no mundo empresarial. Deve ser bem redigido, sem erros ortográficos e construções gramaticais incorretas ou rebuscadas.

As cartas comerciais devem ter a seguinte estrutura:

. O carimbo

. A data

. O destinatário

. O registo e a referência

. O assunto

. O cabeçalho

. O texto

. Despedida

. Aassinatura

3- A receção, registo e distribuição dos documentos

Circuito da Correspondência

Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.

A correspondência é tratada de várias formas, tendo em conta:

. a sua natureza;

. origem;

. conteúdo;

. e o seu destino.

Difere de empresa para empreso consoante:

. as suas dimensões;  

. e a sua estrutura organizativa

Tem várias fases e são elas:

. abertura;

. o registo das entradas;

. a distribuição;

. a resposta ou arquivo;

. a assinatura;

. o registo de saída;

. e a expedição e arquivo

3.1- Abertura

No que diz respeito à abertura da correspondência é importante referir a forma como se faz e os cuidados a ter para evitar a inutilização do conteúdo.

Antes de se abrir as cartas deve-se colocar o conteúdo para um dos cantos dos sobrescritos e em seguida abre-se pelas arestas opostas. Isto porque as cartas são normalmente mal dobradas e quando são inseridas nos subscritos ficam, por vezes, coladas no interior.

3.2-Registo das Entradas

Nas grandes empresas, esta fase da correspondência concentra-se num só departamento.

Tiram-se cópias dos originais recebidos, para um exemplar ficar no departamento e o outro seguir para o respetivo destino.

Mas a tiragem das cópias não pode ser feita sem antes ser colocado o respetivo carimbo da entrada contendo a data e o número da entrada.

Nos serviços públicos e nas empresas mas tradicionalistas, utiliza-se o Livro de Registo para a correspondência recebida

3.3-Distribuição

A distribuição da correspondência pode ser feita de diversas formas, mas sempre de forma a poder ser controlada. E, para esse efeito utiliza-se o chamado livro de protocolo.

3.4-Resposta ou Arquivo

Depois de ser lida, a correspondência deve ser convenientemente tratada.

O que significa que:

. se não for necessário dar sequência ao assunto, a correspondência vai imediatamente para o arquivo, com a devida indicação no canto superior esquerdo e a assinatura do ordenando;

. se é necessário uma resposta, devem ser feitas as anotações necessárias para a sua execução ou, então, se for o caso, o próprio destinatário encarregar-se-á de a escrever.

Não esquecer que:

toda a correspondência urgente deve ter uma resposta imediata;

não se deve adiar a resolução de assuntos pendentes, tornando-os eternamente esquecidos.

A execução de uma carta resposta implica disponibilidade de tempo e disponibilidade mental. Portanto, a redação da carta deve ser executada por uma pessoa experiente, de forma a minimizar as perdas de tempo e conseguir uma boa qualidade de comunicação

A resposta pode ser executada de diversas formas:

ditado direto, em que o dactilógrafo ou processador de texto executa diretamente o texto que lhe é transmitido;

ditado indireto, onde o dactilógrafo ou o processador de texto executa o texto através de uma minuta, um registo que estenografou ou um registo gravado num dictafone.

3.5- Assinatura

Depois de finalizada a correspondência deve ser de novo lida e em seguida assinada.

3.6-Registo de Saída

Como já foi dito relativamente à entrada de correspondência, o registo das saídas também é normalmente feito em livro próprio.

Devem ser tiradas cópias aos originais e encaminhadas devidamente

3.7-Expedição e Arquivo

Antes da correspondência ser inserida no sobrescrito deve-se verificar se:

. a carta esta datada e assinada;

. contém o material referido em anexo;

. o endereço corresponde ao do sobrescrito.

E por fim...

. toda a correspondência que é expedida da empresa deve possuir em arquivo a respetiva cópia;

. quando a correspondência for registada, juntamente com a cópia, deve ser arquivado um exemplar do talão de aceitação;

. no caso do registo ser com aviso de receção, este, após ser devolvido pelo destinatário com a respetiva assinatura, deve também ser arquivado com a cópia da correspondência.

3.8-Receção

Local de rececionar e controlar visitantes. Cabe ao rececionista responder perguntas gerais sobre a empresa ou direcionar as perguntas para outros profissionais qualificados.

É o sector do hotel onde se processam os contactos, quer seja com clientes, fornecedores ou até com outras empresas. É a principal dinamizadora do hotel, e o seu funcionamento espelha a imagem deste. Normalmente é da responsabilidade da Recepção a prossecução de reservas, entradas e saídas de clientes, pagamentos, dar informações a clientes, controle do estado dos quartos, receber reclamações, entre muitas outras tarefas que resultam do contacto com os diversos agentes relacionados com o hotel.

3.9-Registo

Um registo é uma forma de fazer persistir determinada informação durante um período de tempo.

4- Receção dos documentos

4.1- Correio eletrónico

O correio eletrónico é um modo fácil e conveniente de comunicação. Pode utilizar o correio eletrónico para:

Enviar e receber mensagens de texto. Pode enviar uma mensagem de correio eletrónico para qualquer pessoa que tenha um endereço de correio eletrónico. A mensagem é entregue na pasta A Receber de correio eletrónico do destinatário em poucos segundos ou minutos, quer o destinatário seja seu vizinho ou more do outro lado do mundo.

O correio eletrónico funciona nos dois sentidos. Pode receber mensagens de qualquer pessoa que conheça o seu endereço de correio eletrónico e, em seguida, ler e responder a essas mensagens.

Enviar e receber ficheiros. Para além do texto, pode enviar praticamente qualquer tipo de ficheiro numa mensagem de correio eletrónico, incluindo documentos, imagens e música. Um ficheiro enviado numa mensagem de correio eletrónico é chamado um anexo.

Enviar mensagens para grupos de pessoas. Pode enviar uma mensagem de correio eletrónico para várias pessoas em simultâneo. Os destinatários poderão responder ao grupo completo, possibilitando debates de grupo.

Reencaminhar mensagens. Quando receber uma mensagem de correio eletrónico, poderá reencaminhá-la para outras pessoas sem ter de a escrever novamente.

Uma vantagem do correio eletrónico sobre os telefones ou as cartas normais é a conveniência: Pode enviar uma mensagem a qualquer hora do dia ou da noite. Se os destinatários não estiverem em frente dos respetivos computadores e online (ligados à Internet) quando enviar a mensagem, estes poderão lê-la da próxima vez que verificarem a existência de correio eletrónico. Se estiverem online, poderá obter uma resposta em poucos minutos.

O correio eletrónico é gratuito. Contrariamente ao envio de uma carta normal, uma mensagem de correio eletrónico não necessita de selos ou taxas, independentemente do local de residência do destinatário. Os únicos encargos aplicáveis são os relativos à ligação à Internet.

Ler mensagens de correio eletrónico

O Correio do Windows verifica se recebeu correio eletrónico quando iniciar o programa e a intervalos de 30 minutos depois disso. (Para alterar este intervalo, consulte Verificar se existem mensagens novas.) O correio eletrónico que receber é apresentado na pasta A Receber. A pasta A Receber é uma de várias pastas que contêm correio eletrónico.

Para ver uma lista do correio eletrónico recebido, clique em A Receber na lista Pastas. As suas mensagens de correio eletrónico são apresentadas na lista de mensagens. A lista mostra o remetente da mensagem, o assunto e quando esta foi recebida.

Para ler uma mensagem, clique nesta na lista de mensagens. O conteúdo da mensagem é apresentado abaixo da lista de mensagens, no Painel de pré-visualização. Para ler a mensagem numa janela separada, faça duplo clique na mensagem na lista de mensagens.

Clique na pasta A Receber para ver as mensagens de correio eletrónico

Para responder a uma mensagem, clique no botão Responder. Para aprender a escrever e enviar uma resposta, consulte "Criar e enviar mensagens de correio eletrónico" neste artigo.

4.2- Por mão própria

Carta Normal

Carta Normal é toda a correspondência que segue fechada, não podendo ser verificado o conteúdo, e que contém uma mensagem pessoal e actual. É inserida no envelope, franquiada e metida num marco ou então entregue em qualquer estação do correio, não ficando em nenhum dos casos o remetente com documento que possa comprovar o eu envio.

Existem envelopes em vários cores e tamanhos, podendo ser com janela ou não. Normalmente, nas empresas utilizam-se envelopes com remetente já impresso.

A franquia é o conjunto de taxas que é necessário pagar para a correspondência ser expedida. Pode ser concretizada de três formas: - através da compra de selos; - pela utilização de uma máquina de franquiar e - com pagamento de uma avença.

Os C.T.T., procurando acompanhar o desenvolvimento tecnológico, introduziram a mecanização no tratamento do correio, tendo em vista uma maior eficácia dos serviços, diminuindo os custos e melhorando as condições de trabalho.

Embora o tratamento mecanizado do correio ainda só abranja poucas áreas, a tendência é para que venha a estender-se a todo o território nacional. A mecanização impõe a necessidade da correspondência ser normalizada.

Bilhete-postal

Distingue-se da carta pelo facto do seu conteúdo circular a descoberto, embora a mensagem seja também pessoal e atual.

Pacote Postal e Impressos

O Pacote postal refere-se a pequenos objetos com peso máximo de 2 Kg. É obrigatória a designação do seu conteúdo e normalmente no seu exterior é colocado a designação pacote postal.

Os impressos contêm no seu exterior a designação "impressos" abrange objetos como revistas, jornais, livros e outros documentos que não contenham mensagem pessoal e atual.

4.3- Correio registado

Registo Simples

A razão que nos leva a registar uma carta estão ligadas:

- à importância do seu conteúdo;

- ao material que com ela é inserido;

- à necessidade de comprovar que foi expedida ou quando se preveja essa necessidade.

Talão de aceitação - Registo Simples é o impresso que os C.T.T. põem à disposição do utente para que este quando ocorrer alguma das situações acima referidas, possa proceder ao registo da carta, mediante o pagamento de uma taxa. O extravio de correspondência registada dá lugar ao pagamento de uma indemnização ao utente de acordo com as tabelas existentes nos correios.

Carta Registada com aviso de receção

Os motivos que nos levam ao preenchimento de um registo com aviso de receção são os mesmos que nos levam ao preenchimento de um registo simples.

A diferença fundamental entre estes dois tipos de registo reside no facto do registo com aviso de receção informar o remetente sobre a data de entrega da carta ficando também com um documento que identifica quem recebeu a respetiva correspondência. Este serviço implica o pagamento de uma taxa adicional em relação ao registo simples.

Para registar uma carta com aviso de receção, o utente deve entregá-la nos balcões de uma estação dos correios, acompanhado do talão de aceitação e do aviso de receção devidamente preenchidos. Este serviço implica o pagamento de uma taxa adicional em relação ao registo simples.

O preenchimento do aviso de receção obedece às regras nele estabelecidas.

Quando a carta chega ao destinatário este tem de assinar e colocar no aviso de receção a data em que recebeu. Depois de assinado, o aviso é devolvido ao remetente que, ao recebê-lo, tem, na sua posse confirmação da entrega da carta.

Encomendas

Os C.T.T. têm à disposição dos utentes, um serviço de transporte para objetos postais que, devido ao peso ou dimensões, não podem ser expedidos com impresso ou pacote postal (pesos superiores a 2 Kg).

Mesmo quando não são utilizadas embalagens normalizadas é necessário acondicionar os objetos transportados de modo a:

. ficarem bem protegidos (de acordo com o peso, natureza e volume)

. não haver espaços vazios (introduzir nos espaços vazios, papeis, palha, algodão, etc.

. que o fio ou corda que ata a encomenda, a atravessa em cruz (as pontas devem ser cortadas curtas)

No que diz respeito à endereçagem e colagem de etiquetas deve-se:

. Escrever os endereços em letra maiúscula de imprensa, bem legíveis.

.  Serem bem coladas

. Deixar espaços para a franquia

Finalmente devem ser preenchidos os devidos impressos

4.4- Fax

Receber um fax

O modo como pode receber faxes depende se o computador está ligado a um servidor de fax ou a um modem de fax.

Se o computador estiver ligado a um servidor de fax, não necessita de efetuar qualquer ação para receber um fax. Se o computador estiver ligado à rede, os faxes novos são automaticamente entregues na pasta A Receber de Fax e Scan do Windows. Se estiver a utilizar um modem de fax incorporado ou externo tem de selecionar como pretende receber faxes. Efetue estes procedimento apenas se estiver a utilizar um modem de fax incorporado ou externo.

5- Abertura da correspondência

5.1- Registo das entradas

Nas grandes empresas, esta fase da correspondência concentra-se num só departamento. Tiram-se cópias dos originais recebidos, para um exemplar ficar no departamento e o outro seguir para o respetivo destino.

Mas a tiragem das cópias não pode ser feita sem antes ser colocado o respetivo carimbo da entrada contendo a data e o número da entrada.

Nos serviços públicos e nas empresas mas tradicionalistas, utiliza-se o Livro de Registo para a correspondência recebida.

5.2- A Abertura da correspondência

No que diz respeito à abertura da correspondência é importante referir a forma como se faz e os cuidados a ter para evitar a inutilização do conteúdo.
Antes de se abrir as cartas deve-se colocar o conteúdo para um dos cantos dos sobrescritos e em seguida abre-se pelas arestas opostas. Isto porque as cartas são normalmente mal dobradas e quando são inseridas nos subscritos ficam, por vezes, coladas no interior.

A abertura pode ser:

. Manual;

. Com ajuda de máquinas.

Na abertura manual recorre-se frequentemente a tesouras ou a corta-papéis.
Na abertura com recurso à máquina utilizam guilhotinas (manuais e elétricas) que permitem uma maior rapidez de execução do trabalho, o que justifica para grandes empresas.

5.3- Ato de colocar a correspondência em pastas (arquivamento)

Os documentos recolhidos têm três destinos:

1) Arquivamento definitivo (fase permanente): processos não descartáveis por possuírem conteúdo relevante ou de caráter histórico para o Tribunal, devendo permanecer preservados fisicamente;

2) Arquivamento provisório (fase intermediária): processos ainda detentores de valor arquivístico, passíveis de reabertura, nova apreciação ou ocasionais consultas solicitadas por unidades do Tribunal ou demais interessados. Depois de cumprida a fase intermediária desses documentos, eles são encaminhados à destinação final (descarte ou arquivamento definitivo) de acordo com o que estabelece o código de classificação por assunto; e

3) Descarte: processos que, tendo cumprido seu objetivo na fase intermediária e desprovidos de valor permanente, são encaminhados para a fragmentação.

5.3.1- Ciclo de vida dos documentos

O ciclo de vida dos documentos é composto por até três fases, nas quais são aplicadas técnicas específicas para a guarda e preservação:

1) Fase Corrente: ocorre na unidade responsável pelo atendimento da procura relativa do documento. É o período, contado a partir do encerramento do processo, em que o mesmo deve permanecer na Unidade aguardando possíveis intervenções, como interposição de recursos, consultas, etc. Dessa forma, deverá ser considerado como data-base para o cálculo do prazo de permanência na Unidade o estabelecido na Tabela de Temporalidade, no campo “Prazos de Guarda - Fase Corrente”.

2) Fase Intermediária: ocorre após o cumprimento do prazo da fase corrente, quando os processos não destinados a descarte imediato são encaminhados á secção para arquivamento. Os processos devem estar acompanhados da Guia de Transferência de Documentos.

3) Destinação final: ocorre após o cumprimento das fases corrente ou intermediária, quando os processos serão arquivados permanentemente ou descartados.

Conclusão

Em virtude dos fatos mencionados, entendemos que a circulação da documentação é importante para uma boa comunicação entre as pessoas, desde os vários tipos de comunicação á abertura e receção da documentação.

Concluímos que existem vários tipos de documentos, e que há várias maneiras de enviar/receber esses documentos, por exemplo, concluímos que uma empresa quando recebe algum documento, por exemplo uma carta, tem a possibilidade de responder a esta, ou arquivar, dependendo dos objetivos. Também chegámos á conclusão que quando se manda uma carta temos varias opções, assim como registar a carta com ou sem aviso de receção, também dependendo do seu conteúdo ou do objetivo do emissor.

Por fim, ficámos a saber que quando uma empresa recebe uma carta e a arquiva, existe um arquivamento definitivo ou provisório.

Bibliografia

. http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/Fun%C3%A7%C3%B5es+
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. http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft+Word+-
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