Correspondência Administrativa

Introdução

Numa breve introdução ao trabalho proposto pela professora Alda Pinto, da respectiva disciplina de Técnicas de Secretariado, sobre a correspondência Administrativa, quero destacar que este trabalho foi proposto com o objectivo de que o módulo 13, fosse abordado de uma forma mais dinâmica para que o interesse pelo conteúdo exposto em aulas fosse mais positivo e as notas correspondessem às expectativas de cada um, sendo elas terminadas com êxito.
Ao longo deste tarefa vou declarar conceitos que entre eles, são:

- Oficio

- Aviso

- As notificações

- Memoriais

- Petições

- Requerimentos

- Procuração

- Protocolo

- Atestado

- Certidão

- Certificação

- Anúncio

- Edital

- Leilões

- Hastas públicas

Espero desde então, ser explícita mas breve, acompanhando sempre cada conceito a um definição.

Ofício

O ofício é tipo de correspondência externa muito usado, especialmente quando o destinatário é órgão público. Ele serve para "informar, encaminhar documentos importantes, solicitar providências ou informações, propor convénios, ajustes, acordos, etc., convidar alguém com distinção para a participação em certos eventos.

O modelo moderno de estruturação de ofício é:

1. Timbre (se houver)

2.   Três espaços duplos 

3.   (À esquerda) Número do ofício. (Na mesma linha, na posição centro direita) Local e data 

4.   Um espaço duplo

5.   Epígrafe

6.   Dois espaços duplos 

7.   Vocativo (Prezados Senhores, Excelentíssimo Senhor Ministro,) 

8.   Três espaços duplos 

9.   Corpo do texto 

10. Dois espaços duplos 

11. Fecho 

12. Três espaços duplos 

13. Assinatura acima do nome, abaixo do qual aparece o cargo ou função 

14. (Mais abaixo, à esquerda) Endereçamento: nome e cargo ou apenas o cargo do destinatário, endereço postal completo 

15. Iniciais de quem redigiu e as de quem dactilografou/digitou, separadas por barra (/).

Aviso

Aviso é um tipo de correspondência oficial cujas características são amplas e variáveis. O aviso pode ser uma comunicação direta ou indireta; unidirecional ou multidirecional; redigida em papel próprio, afixada em local público ou publicada através da imprensa. O aviso é usado na correspondência particular, oficial e empresarial.

Muitas vezes, aproxima-se do comunicado, do edital ou do oficio. Geralmente não traz destinatário, fecho ou expressões de cortesia.

Notificação

As notificações são efectuadas obrigatoriamente por carta registada com aviso de recepção, sempre que tenham por objecto actos ou decisões susceptíveis de alterarem a situação tributária dos contribuintes ou a convocação para estes assistirem ou participarem em actos ou diligências.  As notificações serão pessoais nos casos previstos na lei ou quando a entidade que a elas proceder o entender necessário. 

Memoriais

O Memorial é um documento que se elabora, no qual aparecem impressões sobre a aprendizagem, os acertos, os avanços mas também as falhas, os momentos difíceis, as dúvidas.

Petições

Petição é um pedido a uma autoridade, mais comumente a um funcionário governamental ou entidade pública. No sentido coloquial, uma petição é um documento oficial assinado por vários indivíduos. Uma petição pode ser oral e não escrita, e recentemente através da Internet. 

Requerimento

Um requerimento é um documento usado por empresas ou particulares para solicitar informações ou fazer pedidos a um organismo público, a uma instituição ou a uma autoridade.

ESTRUTURA

Um requerimento bem estruturado ajuda a uma melhor compreensão daquilo que é pedido. Deve, por isso, constar das seguintes partes:

- IDENTIFICAÇÃO DO ORGANISMO A QUE SE DIRIGE.

- INTRODUÇÃO.

- contém os dados pessoais que identificam o requerente: nome, naturalidade, idade, profissão, morada, número do B.I., número de contribuinte, etc..

- MENSAGEM

- contém o pedido e as razões que o justificam:

- Exposição: espaço onde se explica detalhadamente o motivo do pedido enumerando, de forma ordenada os argumentos e as causas (cada argumento pode ser precedido pela palavra QUE).

- Petição: espaço onde se expressa o que se solicita à pessoa ou entidade a que é dirigido o requerimento (pode ser, por exemplo, a fórmula: SOLICITO a V. Ex.ª que...)

- FECHO: consta de três elementos que terminam o requerimento.

- Expressão da conclusão: Pede deferimento

- Data: por extenso, antecedida da indicação do lugar.

- Assinatura do requerente.

Procuração

Procuração é o instrumento por meio do qual a pessoa física ou jurídica outorga poderes a outra. A procuração pública é lavrada em cartório; a particular é geralmente conservada sem registro.

ESTRUTURA

Título: Procuração. 

b)  Qualificação: nome, nacionalidade, estado civil, profissão, CPF e residência do outorgante(constituinte ou mandante) e também do outorgado (procurador ou mandatário).

c) Finalidade e Poderes: parte em que o outorgante declara a finalidade da procuração, bemcomo autoriza o outorgado a praticar os atos para os quais é nomeado.

d) Data e assinatura do outorgante.

e) Assinatura das testemunhas, se houver. Essas assinaturas costumam ficar abaixo daassinatura do outorgante, à esquerda.

f) As firmas devem ser todas reconhecidas em cartório.

Protocolo

Protocolo, na Antiguidade, significava a primeira folha que se colava aos rolos de papiro, com um resumo do conteúdo do texto manuscrito. Hoje, é o registo dos atos públicos ou registo das audiências nos tribunais. Comercialmente, é assim denominado um livro de registo da correspondência de uma empresa, ou um formulário em que se regista saída ou entrada de objetos.

Atestado

Atestado é o documento firmado por uma pessoa favor de outra, atestando a verdade a respeito de determinado facto. As repartições públicas, em razão de sua natureza, fornecem atestados e não declarações. O atestado difere da certidão, porque, enquanto esta prova fatos permanentes, aquele se refere a fatos transitórios.

Certidão

A certidão é um documento copiado (à mão ou dactilograficamente) ou fotocopiado do respectivo original (por exemplo, de um livro de registo de nascimentos ou de um livro de escrituras de compra e venda de imóveis) cuja autenticidade é devidamente certificada normalmente por uma repartição pública (conservatória, notário, repartição de finanças, ministério, câmara municipal, tribunal, etc). Tem assim o mesmo valor do original. Aparentemente semelhante, a simples fotocópia não autenticada de um documento não tem valor oficial.

Certificação

Uma certificação é uma avaliação de um determinado processo, sistema ou produto segundo normas e critérios que visa verificar o cumprimento dos requisitos conferindo ao final um certificado com o direito de uso de uma marca de conformidade associada ao produto ou imagem institucional se os requisitos estiverem plenamente atendidos.

Declarações

Declaração é um documento que se assemelha ao atestado, mas que não deve ser expedido por órgãos públicos.

Anúncio

Anúncio é uma informação que faz uma propaganda, um pedido, ou outros tipos de comunicação que interesse ao público em geral, necessitando ou não de uma resposta para o autor. Em jornais impressos e revistas, além de websites, os anúncios podem ser publicados junto ao conteúdo editorial ou em sessões separadas, denominadas Classificados.

Edital

Edital é um instrumento de notificação pública que se afixa em local de acesso dosinteressados ou se publica (integral ou resumidamente) num órgão de imprensa oficial ou partícula.

Leilões

O leilão é uma modalidade de venda, muito difundida em órgãos públicos e empresas privadas, do qual administradores e servidores necessitam solucionar de maneira simples e rápida a venda de bens.

O leilão funciona da seguinte forma, o leiloeiro irá ler as condições de venda descritas no catálogo, as quais deverão ser acompanhadas por todos os compradores.

Hastas Públicas

A hasta pública ocorre em leilão ou em praça. Quando estiverem penhorados bens imóveis (casas, sítios, etc.), eles são alienados em praça, isto é, no átrio do fórum da comarca em que se localizarem, por meio de servidor público (por exemplo, porteiro ou oficial de Justiça).

Conclusão

Com este trabalho posso concluir que apesar de um pouco longo não deixou de ser benéfico para os meus conhecimentos. Como o próprio ditado fala por si “sabedoria não ocupa lugar”. Este é só mais um das muitas tarefas que no mundo do trabalho vão de qualquer contribuir para todos nós.

Espero com isto conseguir atingir os meus objectivos em relação ao módulo 13.

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