Manual de

Microsoft Office

Excel 2003

 

INDICE

I . AMBIENTE E FERRAMENTAS DE TRABALHO

1. Folha de Cálculo – conceito e potencialidades

2. Janela do Excel

3. Células, Linhas e Colunas

II . GESTÃO DE DOCUMENTOS

1. Criar um documento

2. Abrir um documento

3. Gravar um documento

4. Imprimir o documento

5. Configurações de impressão do documento

6. Propriedades do documento

7. Fechar o documento e sair da aplicação

III . FUNÇÕES DE EDIÇÃO

1. Escrever e deslocar-se no texto

2. Colocar Fórmulas Matemáticas

3. Cortar, Copiar e Colar

4. Desfazer e refazer operações

IV . FORMATAR CÉLULAS

1. Formatação de Caracteres e de Alinhamentos

2. Formatar Limites e Fundos das Células

3. Formatar Números

V . INSERÇÃO DE FÓRMULAS, GRÁFICOS E OBJECTOS

1. Inserção de Gráficos

2. Fórmulas Internas

3. Inserção de Símbolos

4. Inserção de objectos

VI . OPERAÇÕES DIVERSAS

1. Barra de Ferramentas

2. Ordenação de Dados

 

I . AMBIENTE E FERRAMENTAS DE TRABALHO

1. Folha de Cálculo – conceito e potencialidades

Uma folha de cálculo é uma aplicação informática que, basicamente, permite efectuar cálculos matemáticos de grande e pequena complexidade. Com o Excel é possível efectuar esses cálculos matemáticos, proporcionando todo o tipo de ferramentas tanto para a construção de quadros/tabelas, como para a criação de gráficos, como ainda para a gestão de bases de dados e a inserção de fórmulas estatísticas, financeiras, de lógica, entre muitas outras.

Tal como outras folhas de cálculo, o Excel está construído de forma a permitir uma grande flexibilidade, permitindo, por exemplo a criação de tabelas dinâmicas, a inserção de programação, entre outras. Por outro lado, num mesmo documento é possível a existência de diversas folhas ou “sheets” o que facilita a criação de documentos com maior grau de complexidade (desta forma, o documento funciona não apenas como uma folha de cálculo, mais antes como um livro composto por diversas folhas de cálculo.

De referir ainda que este programa tem ainda uma funcionalidade que aumenta o nosso interesse pela sua utilização - com o Excel podemos converter todos os nossos documentos em páginas Web e posteriormente coloca-los disponíveis online.

 

2. Janela do Excel

Todas as aplicações desenhadas para Windows funcionam em janelas. O Excel funciona, portanto, numa janela de aplicação do Windows.

Cada documento do Excel funciona, por sua vez, dentro de uma janela do Excel: uma janela documento. O Excel permite que vários documentos estejam abertos em simultâneo (em diferentes janelas documento), que se circule entre eles e que, inclusivamente, se copie ou transfira informação/dados de um para outro ou outros.

Toda a janela do documento pode ser reduzida a um ícone ou maximizada para ocupar todo o espaço da janela da aplicação (neste caso do Excel).

A figura seguinte mostra a janela aplicação do Excel e a janela documento activa (a de um documento cujo nome é Book1). Não corresponde, necessariamente, à normal utilização do Excel, mas permite compreender o modo de funcionamento do Windows e suas aplicações.

A legenda que a acompanha referencia as zonas que, numa primeira abordagem, mais interessa conhecer.

 

 

3. Células, Linhas e Colunas

Como qualquer outra folha de cálculo, a zona de edição do Excel é composta por numerosas linhas e colunas formando uma tabela. Cada uma das colunas está identificada por uma letra enquanto cada linha está identificada por um númeroaso do Excel 2003, o número de linhas é de 65.536 e o número de colunas é 256. Da interseção de cada linha com cada coluna resulta uma célula cuja identificação é dada pelo nome da coluna e pelo nome da linha – por exemplo, a primeira célula da folha de cálculo é indentificada por A1.

 

II . GESTÃO DE DOCUMENTOS

1. Criar um documento

O Excel, tal como qualquer aplicação do patote Microsoft Office, cria automaticamente um documento logo que é “aberto”. Atribui-lhe características de formatação de página e de objectos pré estabelecidas e reserva-lhe um nome (Book1). De destacar que o documento quando criado existe apenas em memória volátil e é importante gravá-lo em disco ou disquete para lhe conferir existência, isto é, para lhe poder aceder num momento posterior.

Para criar um novo documento após o Excel estar aberto basta clicar no botão “new” da barra de ferramentas. Uma alternativa é abrir o menu File e escolher a opção “New”:

 

2. Abrir um documento

Tal como qualquer outro documento criado com uma aplicação do Microsoft Office, um documento de Excel gravado antes pode ser aberto directamente através das janelas do Windows ou através do Windows Explorer, bastando para isso localiza-lo na unidade de disco e fazer duplo click no icon que o representa.

Para abrir um documento gravado antes, quando já se está na aplicação Excel, deverá ser aberto o menu File e escolher a opção “Open”.

 

Em alternativa à opção “Open” pode ser usado o ícone “open”  da barra de ferramentas “Standard”.

Na caixa de diálogo que surge, deverão ser efectuadas as opções tendo em conta tanto a “drive” e a directoria em que o documento está “arquivado”, como o “nome” com que foi gravado. No caso se desconhecer a localização, podem ser efectuadas bustas através do nome do documento, texto e propriedades do documento e ainda datas das últimas modificações.

 

 

3. Gravar um documento

Para que o documento fique disponível para poder ser acedido mais tarde, é necessário que este seja gravado. Para gravar um documento deverá ser escolhido o botão “save” da barra de ferramentas.

Poderá, alternativamente, ser escolhida a opção “Save” no menu “File”. No caso de ser a primeira vez que se está a efectuar a gravação do documento, a opção “Save” é activada como a opção “Save As”.

 

Se o documento estiver a ser gravado pela primeira vez, surge uma caixa de diálogo onde deve ser escolhida a localização pretendida para o documento (unidade de disco e pasta/directório) bem como o seu nome e tipo de documento. Utilizando o botão “Create New Folder” existente nesta caixa de diálogo, poderá, inclusivamente, ser criada uma nova pasta para guardar o documento.

 

Se não for a primeira vez que o documento está a ser gravado, esta caixa de diálogo não surge quando se faz “Save” e o documento é gravado com o mesmo nome, o mesmo tipo e a mesma localização onde tenha sido gravado pela última vez.

Se se pretender gravar uma nova versão do documento (uma versão com um nome diferente e/ou uma localização diferente e/ou um tipo diferentes) deve ser escolhida a opção “Save As” no menu File para que surja novamente a caixa de diálogo referida antes. Nessa caixa de diálogo pode ser então escolhida a nova localização e/ou nome e/ou tipo para o documento.

 

4. Imprimir o documento

Para imprimir o documento (ou parte do documento) pode ser escolhido o botão “Print” na barra de ferramentas. Escolhendo esta opçao, o documento é imediatamente imprimido segundo as opções e configurações pré-estabelecidas (ver capítulo seguine).

Em alternativa ao botão “Print” da barra de ferramentas, pode ser escolhida a opção “Print” no menu “File”.

Neste caso, é apresentada uma caixa de diálogo onde é possível alterar diversas características da impressão, entre as quais a impressora onde será imprimido (e respectivas características de impressão) o documento, o número de cópias, e as páginas a serem imprimidas.

 

Área de Impressão

De referir que é possível definir qual a área de impressão no interior da “Sheet” que se pretende imprimir. Para isso basta seleccionar a área a imprimir (por exemplo um quadro ou tabela) e de seguida escolher a opção “Set Print Area” existente na opção “Print Area” no menu File. Para anular a área de impressão existente, deverá ser escolhida a opção “Clear Print Area” ou definir nova área de impressão. No caso da área de impressão não estar definida, será imprimida toda a área da folha de cálculo que contenha células com conteúdo ou objectos.

 

5. Configurações de impressão do documento

Para aceder às configurações de impressão do documento deve ser escolhida a opção “Page Setup” no menu File:

Escolhendo a referida opção surge uma caixa de diálogo onde poderão ser definidos as configuração para impressão.

 

São várias as configurações do documento que podem ser alteradas, entre elas as seguintes:

-     Dimensão, orientação das folhas de impressão e escala (grau de compressão) com que estas serão imprimidas (separador “Page”);

-     Tamanho das margens e centralização do conteúdo entre as margens definidas (separador “Margins”);

-     Cabeçalhos e rodapés a incluir em cada página imprimida (separador “Header/Footer”);

-     Área de impressão, títulos a incluir numa tabela que ocupe mais do que uma página e objectos a imprimir (separador “Sheet”).

 

6. Propriedades do documento

As propriedade dos documento podem ser visualizadas (algumas das quais alteradas) escolhendo a opção “Properties” no menu File.

Escolhendo a referida opção surge uma caixa de diálogo com diversos separadores onde, entre outros é possível:

-        consultar o nome e tipo de documento, a sua localização, o seu tamanho, as datas de criação, última modificação e último acesso (separador “General”);

-        introduzir o título do documento, o tema/assunto, o nome do seu autor, comentários, e diverso tipo de outras informações (separador “Summary”);

-        consultar diversos tipos de estatísticas: número de slides, de caracteres, de palavras, de parágrafos, o tempo total de edição, entre outras (separador “Statistics”).

 

7. Fechar o documento e sair da aplicação

Com o Excel é possível ter mais do que um documento aberto. Se pretender fechar apenas o documento em que estamos localizados, deverá ser escolhida a opção “Close” no menu File. Se pretender fechar a própria aplicação (e naturalmente todos os documentos abertos) deverá ser escolhida a opção “Exit”. De referir que a opção “Exit” pode ser substituida pelo botão localizado à esquerda  na Barra de Títulos da Aplicação e a opção “Close” pelo botão equivalente localizado à esquerda da barra da título do documento.

Em ambas as situações, no caso do documento (ou documentos) que estão a ser encerrados não estiverem gravados, é apresentada uma caixa de aviso que permite gravar (ou não) as últimas alterações efectuadas e ainda não gravadas.

 

 

III . FUNÇÕES DE EDIÇÃO

1. Escrever e deslocar-se no texto

O teclado permite efectuar todas as operações de escrita e edição permitidas pelo Excel. Tal como uma máquina de escrever, cada tecla tem em geral duas funções: por exemplo, a tecla identificada com um “A” tem a função de escrever um “a” minúsculo; mas se mativermos premida a tecla “Shift” quando premimos a tecla A, é escrito um “A” maiúsculo. Outro exemplo é a tecla identificada com o “1”: se premirmos essa tecla surge um “1”; se a premirmos com a tecla “Shift” premida surge um ponto de exclamação. Existem também teclas com três funções: a tecla identificada com o “2” tem a função de escrever um 2 quando a premimos; a segunda função (quando premida juntamente com a tecla “Shift”) é escrever o símbolo de aspas; a terceira função (obtida quando premida em simultâneo com a tecla “Alt Gr”) é escrever a arroba (@). Se pretendermos escrever uma sequência de texto com letras maísculas podemos, em lugar de manter permanentemente premida a tecla “Shift”, fixar as maiúsculas com a tecla “Caps Lock”.

Outras teclas de edição são a tecla “Return” e a tecla “Del”. No caso da tecla “Return”, em contexto de escrita numa célula, fixa na célula o conteúdo da barra de fórmulas. Se a tecla “Return” for premida em simultâneo com a tecla “Alt” é efectuada uma quebra de linha dentro da mesma célula. Quanto à tecla “Del”, quando premida em contexto de escrita numa célula, apaga os caracteres localizados à direita do cursor; se não se estiver em contexto de escrita, apaga todo o conteúdo da célula onde se esteja localizado.

Além das teclas alfanuméricas existem ainda teclas com funções especiais como por exemplo as teclas de função identificadas com um “F”. Por exemplo, a tecla “F1” tem a função de “Help”; a tecla “F12” coloca em modo edição afórmula da célula em que estejamos localizados. Estas teclas podem ainda se combinadas com outras: por exemplo, “Shift” e “F12” premidas em simultâneo permitem adicionar um comentário à célula em que estejamos localizados; premindo “Ctrl” e “F4” em simultâneo executam o comando “Close”, mas se for “Alt” e “F4”, o comando executado é o “Exit”; se for “Ctrl” e “F12” em simultâneo o comando executado é o “Open”; “Ctrl, “Shift” e “F12” em simultâneo, executam o comando “Print”.

Por fim, uma referência ainda para as teclas de direcção que permitem deslocar o cursor nos 4 sentidos indicados em cada uma delas. Para avanços mais rápidos na vertical podem ser utilizadas as teclas “Page Up” e “Page Down”. Naturalmente que o rato permite também efectuar estas operações de movimentos do cursor. Se descolocarmos o ponteiro do rato para um qualquer local da folha de cálculo e premirmos aí com o botão do lado esquerdo, o cursor fica aí posicionado.

 

2. Colocar Fórmulas Matemáticas

Além de texto e números, e como é natural numa folha de cálculo, também é possível colocar fórmulas matemáticas nas células. Estas fórmulas podem ser constituídas apenas por números e operadores matemáticos ou por números, operadores matemáticos e referências as outras células. Por exemplo, para efectuar uma operação de adição entre dois números (4 e 8 por exemplo) bastará colocar na célula em que se pretende efectuar a operação o seguinte: =4+8 (nota: é necessário colocar o símbolo “=” para que o Excel entenda que é uma fórmula). Após ser dado um Enter o Excel efectua a operação surgindo na célula o número 12. Para efectuar uma alteração na fórmula basta ir à Barra de Fórmulas e efectuar a alteração pretendida.

Para efectuar uma operação com referências a outras células, em lugar dos números, deverá ser indicada a identificação da célula: por exemplo, para somar o conteúdo da célula A2 com o conteúdo da A3, bastará, numa qualquer outra célula, escrever a seguinte fórmula: =A2+A3. Desta forma, sempre que for alterado o número da célula A2 ou da célula A3, o resultado da operação é actualizado automáticamente.

Operadores matemáticos:

• + adição
• - subtração
• * multiplicação
• / divisão
• ^ potência

 

3. Cortar, Copiar e Colar

Através da utilização das opções cortar, copiar e colar é possível copiar o conteúdo das células e outros objectos entre diferentes locais do mesmo documento e mesmo entre diferentes aplicações. Seleccionando um pedaço da folha de cálculo ou um qualquer objecto e escolhendo o botão “Copy” na Barra de Ferramentas o conteúdo dessas células ou objecto é colocado em memória e fica pronto para ser descarregado (colado na terminologia do Office) num qualquer outro local (que pode ser um outro local do mesmo documento ou mesmo num outro documento).

Se, em lugar do botão “Copy”, for utilizado o botão “Cut” o objecto ou conteúdo da(s) célula(s) seleccionada(s) é também colocado na memória e fica disponível para colar num outro local, mas é cortado (retirado) do local original.

Para colar o conteúdo das células ou o objecto basta estar colocado no local pretendido e escolher o botão “Paste” .

Em alternativa aos 3 botões da Barra de Ferramentas referidos, podem ser utilizadas as opções equivalentes no menu “Edit”.

Quando são copiadas células com fórmulas contendo referências a outras células, estas são ajustadas de forma a contemplarem a localização da célula onde é colada a fórmula. Por exemplo, se na célula C1 estiver a fórmula “=A1+B1”, quando esta fórmula é copiada para a célula C2, a fórmula é ajustada para “=A2+B2”; se a mesma fórmula for copiada para a célula C3, a fórmula será ajustada para “=A3+B3”.

 

Para fixar a fórmula de forma a que este ajustamento não seja efectuado, deverá ser utilizado o símbolo “$” na referência à célula. Se por exemplo na fórmula colocada em C1 fosse fixada a referência a A1 (“=$A$1+B1”), quando esta fosse copiada para C2 ficaria “=$A$1+B2”.Existe ainda a possibilidade de fixar apenas a coluna (colocando o “$” apenas antes da letra identificativa da coluna, como por exemplo “$A1”) ou apenas a linha (colocando o “$” apenas antes do número identificativo da linha, como por exemplo “A$1”).

Existe ainda uma segunda opção de colagem - “Paste Special” - disponível no menu Edit. Através da utilização da opção “Paste Special”, surge uma caixa de diálogo onde é possível alterar diversas opções de colagem do objecto ou do conteúdo da célula, como por exemplo colar apenas as formatações das células (opção “Formats”), os valores das células (opção “Values”), as fórmulas nelas contidas (opção “Formulas”) ou diversas combinações entre estes. É também possível copiar um valor para adicionar (“Add”), subtrair (“Subtract”), multiplicar (“Multiply”) ou dividir (“Divide”) numa outra célula: por exemplo se for copiada uma célula que contenha o número 5, quando for escolhida a opção “Add” na caixa de diálogo “Paste Special”, na célula de destino será acrescentado “+5” ao conteúdo que essa célula já contenha.

Por fim, ainda uma referência para o botão “Format Painter”  que copia o formato de determinada célula ou conjunto de células (ou mesmo de um objecto) para uma outra célula ou conjunto de células (ou objecto). Para isso basta seleccionar a célula, células, ou objecto cujo formato se pretende copiar, clickar no botão “Format Painter” e de seguida clickar no local onde se pretende aplicar o formato. Se em lugar de um click se fizer duplo click no botão “Format Painter” de seguida pode-se aplicar o formato a outras células tantas as vezes quantas as pretendidas; para desfazer a aplicação do formato deverá ser utilizada a tecla “Esc” do teclado.

 

4. Desfazer e refazer operações

O Excel permite que sejam desfeitas as últimas operações efectuadas: se, por exemplo, por engano for apagado o conteúdo de uma célula, é possível, de uma forma muito simples, desfazer essa operação. Basta utilizar o botão “Undo” da Barra de Ferramentas. Para refazer a operação desfeita, pode ser utilizar do botão “Redo” .

De referir que podem ser desfeitas diversas operações efectuadas antes em lugar de apenas uma. O número de operações está pre-definido embora possa ser alterado.

A alternativa à utilização dos botões “Undo” e “Redo” é a utilização das opções equivalentes no menu Edit. Merece destaque que, quer a opção “Undo”, quer a opção “Redo/Repeat” surgem com a descrição a acção que irá ser desfeita ou refeita.

 

 

 

IV . FORMATAR CÉLULAS

 

1. Formatação de Caracteres e de Alinhamentos

Com o Excel é possível aplicar diversas formatações às células que compõem a folha de cálculo. Um tipo de formatações possível é a formatação de caracteres e diversos tipos de alinhamentos.

Formatação de Caracteres

Existem diversos aspectos dos caracteres que podem ser formatados: entre eles a cor dos caracteres, o seu tamanho, o tipo de fonte, o estilo (negrito e/ou itálico), estilo do sublinhado, posicionamento dos caracteres, entre outros.

Algumas das formatações normalmente mais utilizadas estão disponíveis na Barra de Ferramentas “Formatting”:

 - Coloca os caracteres da(s) célula(s) seleccionada(s) a negrito; se já estiver negrito, este botão aparecerá com aspecto de pressionado – um click nessa altura desfaz a formatação negrito.

 - Coloca os caracteres da(s) célula(s) seleccionada(s) a itálico; se já estiver itálico, este botão aparecerá com aspecto de pressionado – um click nessa altura desfaz a formatação itálico.

 - Coloca os caracteres da(s) célula(s) seleccionada(s) a sublinhado; se já estiver sublinhado este botão aparecerá com aspecto de pressionado – um click nessa altura desfaz a formatação sublinhado.

 - Altera o tamanho dos caracteres da(s) célula(s) seleccionada(s) para 10 pontos; a seta indica que existem mais opções de tamanho (basta clickar nessa seta para que essas opções surjam).

 - Altera a fonte dos caracteres da(s) célula(s) seleccionada(s) para Arial; a seta indica que existem mais opções de fontes (basta clickar nessa seta para que essas opções surjam).

 - Altera a cor dos caracteres da(s) célula(s) seleccionada(s) para vermelho; a seta indica que existem mais opções de cor (basta clickar nessa seta para que essas opções surjam).

Na opção “Cells” do menu Format estão disponíveis as restantes opções de formatação de caracteres.

Escolhendo a referida opção, surge uma caixa de diálogo onde é possível aplicar as diversas opções de formatação, nomeadamente a formatação da fonte (representa o tipo de caractere), o estilo (normal, itálico, negrito ou negrito e itálico em simultâneo), a tamanho, o estilo de sublinhado, a cor e ainda diversos efeitos especiais (riscado, efeito potência, efeito índice, entre outos). Para aceder a estas opções de formatação, deverá ser escolhido o separador “Font” existente na caixa de diálogo.

 

Formatação dos alinhamentos

Por defeito, o Excel alinha o conteúdo da célula no topo dessa mesma  célula, coloca-o na horizontal e a alinha-o à esquerda ou à direita consoante esta seja texto ou número. Contudo, através da formatação dos alinhamentos é possível alterar estas pré-definições. Para isso poder-se-á recorrer aos botões existentes na barra de ferramentas “Formatting” (apenas alguns alinhamentos) ou recorrer ao menu “Format”.

Os alinhamentos à esquerda, à direita e ao centro da célula estão disponíveis na Barra de Ferramentas “Formating”:

 - Alinha o conteúdo da(s) célula(s) seleccionada(s) à esquerda

 - Centra o conteúdo da(s) célula(s) seleccionada(s)

 - Alinha o conteúdo da(s) célula(s) seleccionada(s) à direita

 - Aumenta ou reduz o avanço do conteúdo da(s) célula(s) seleccionada(s)

No menu Format é possível encontrar ainda outras opções de formatação não disponíveis na Barra de Ferramentas “Formating”, entre as quais o alinhamento horizontal  justificado (opção “Justify” na caixa de opções do alinhamento de texto horizontal), o alinhamento vertical (diversas opção existentes na caixa de opções do alinhamento vertical), o avanço do texto (opção “Indent”), a orientação do texto (caixa de opções “Text Direction”) e ainda a inclinação do texto (opções existentes em “Orientation”, utilizando o diagrama o a caixa “Degrees”).

Para aceder as estas opções de formatação deverá ser escolhida a opção “Cells” no menu Format (a mesma opção utilizada para a formatação de caracteres) e, na caixa de diálogo que surge de seguida deverá ser escolhido o separador “Alignment”.

 

 

2. Formatar Limites e Fundos das Células

Além dos caracteres e alinhamentos, é também possível formatar os limites e o preenchimento de fundo das células.

 

Formatação dos Limites

Por defeito, as células não apresentam quaisquer limites (os limites que se vêem na folha de cálculo não surgem na impressão). Para colocar esses limites poderá ser utilizado o botão “Outside Border” existente na Barra de Ferramentas “Formatting” ou através da opção “Cells” do menu Format.

No botão “Outside Border”  é possível apenas colocar os limites que na altura estão disponíves. Por exemplo, se o botão estiver com o aspecto acima, quando pressionado será colocado um limite na base da(s) célula(s) seleccionada(s). Para aceder aos restantes limites deverá ser seleccionado a seta existente junto ao botão; por exemplo, a opção seleccionada abaixo coloca um limite simples no topo da(s) célula(s) seleccionada(s) e um limite duplo na base dessas mesmas células.

 

Na opção “Cells” do menu Format é possível aplicar outro tipo de formatações dos limites. Para aceder a essas opções, deverá ser escolhida a opção “Cells” no menu Format (a mesma opção utilizada para a formatação de caracteres) e, na caixa de diálogo que surge de seguida deverá ser escolhido o separador “Border”.

As formatações existentes nesta caixa de diálogo são as seguintes:

-        Cor dos limites: através da escolha da cor pretendida existente na caixa de opções “Color”;

-        Tipos de limites: através dos botões ou do diagrama disponível na caixa de diálogo (por exemplo, é possível colocar limites à direita das células, à esquerda, no topo, na base, no interior da selecção, no exterior da selecção e ainda no interior das próprias células;

-        Estilo dos limites: através das opções existentes em “Line Style” é possível escolher diversos tipos de linhas para os limites.

De acrescentar que é possível a aplicação de limites com diferentes cores ou com diferentes estilos de linhas à mesma célula.

 

Formatação do Preenchimento de Fundo

Para preenchimento do fundo das células com uma cor uniforme pode ser escolhido o botão “Fill Color”  da Barra de Ferramentas “Formatting” ou, alternativamente a opção “Cells” do menu Format (separador “Patterns”). No caso de ser escolhida a segunda alternativa apresentada, é também possível, além do preenchimento com uma cor uniforme, a colocação de uma grelha/padrão de preenchimento com uma cor diferente. Para escolher o tipo de padrão e a respectiva cor, devem ser utilizadas as opções existentes em “Patterns” na caixa de diálogo.

 

 

3. Formatar Números

São vários os formatos que podem ser atribuídos aos números, entre os quais a definição do número de casas decimais a serem mostradas, a inclusão ou não de separadores dos milhares, a atribuição de formato de data, a apresentação em formato percentagem, a apresentação em notação científica, a apresentação em fracção e a inclusão de outros caracteres junto dos números.

As formatações mais frequentes como sejam o número de casas decimais, a apresentação em formato percentagem e a inclusão do separador de milhares estão disponíveis na Barra de Ferramentas “Formatting”:

   Coloca os números da(s) célula(s) seleccionada(s) em formato de percentagem.

  Aumenta o número de casas decimais dos números da(s) célula(s) seleccionada(s). De referir que esta operação apenas formata o número, isto é, não efectuado nenhum arredondamento, mas apenas é alterado o número de casas decimais com que o número é apresentado.

Reduz o número de casas decimais dos números da(s) célula(s) seleccionada(s).

  Coloca o separador de milhares e apresenta os números da(s) célula(s) seleccionada(s) com duas casas decimais.

  Atribui o formato Euro aos números da(s) célula(s) seleccionada(s), isto é, apresenta-os com duas casas decimais e coloca-lhe o símbolo do Euro (€) à direita.

Para aceder às restantes opções de formatação dos números é necessário escolher a opção “Cells” no menu Format e, na caixa de diálogo que surge, escolher o separador “Number”.

Esta caixa de diálogo apresenta diversas categorias de formatação, nomeadamente:

-        General: não atribui nenhum formato específico;

-        Number: permite definir o número de casas decimais, colocar o separador de milhares e definir o aspecto dos números negativos;

-        Currency: permite definir o número de casas decimais, adicionar um símbolo de moeda e definir o aspecto dos números negativos;

-        Accounting: idêntico ao anterior mas sem permitir definir o aspecto dos números negativos;

-        Date: apresenta os números em formato data – estão disponíveis diversos formatos de datas;

-        Time: apresenta os números em formato horário – estão disponíveis diversos formatos horários;

-        Percentage: coloca os números em formato percentagem e permite definir o número de casas decimais;

-        Fraction: apresenta os números em formato de fracção, permitindo diversas opções quanto ao número de dígitos;

-        Scientific: apresenta os números em formato científico e permite definir o número de casas decimais;

-        Text: o número contido na célula passa a ser considerado como texto e não como número;

-        Special: permite atribuir diversas formatações específicas para diferentes países (p.e. atribuir o aspecto de código postal);

-        Custom: permite ao utilizador definir a formatação de um forma totalmente flexível.

 

 

 

V . INSERÇÃO DE FÓRMULAS, GRÁFICOS E OBJECTOS

 

1. Inserção de Gráficos

Existe uma variada gama de gráficos que podem ser inseridos na folha de cálculo, entre os quais gráficos de linhas, gráficos de barras, gráficos de colunas e gráficos circulares.

Para inserir poderá ser utilizado o botão “Chart Wizard”  existente na Barra de Ferramentas “Standard” ou poder-se-á aceder à opção “Chart” existente no menu Insert. Em ambos os casos surge um assistente de construção de gráficos onde é possível definir as características do gráfico, tais como o tipo de gráfico, os dados que o compõem, títulos, localização, entre outros.

No primeiro passo do assistente são dadas diversas opções de tipos e sub-tipos, entre os quais gráficos de colunas e barras, gráficos de linhas, gráficos de linhas com área, gráficos do tipo “tarte” e do tipo “radar” e gráficos com escala XY.

 

No segundo passo do assistente (acedido através do botão “Next”) e no separador “Data Range” é possível definir a área onde estão localizados os dados que compõem o gráfico (se antes de se ter ido ao “Chart Wizard” se tiver seleccionado a área com os dados a incluir no gráfico, essa informação fica automaticamente definida no assistente não sendo necessária voltar a defini-la). Além da área, é também possível definir se os dados do gráfico estão em linha ou em coluna.

Ainda neste segundo passo mas no separador “Series”, além de ser possível apagar e incluir novas séries no gráfico, é também possível definir as características das séries, nomeadamente os títulos a colocar nas legendas, as áreas da folha de cálculo onde estão os respectivos valores e a área onde está localizada a categoria do “X”. De referir que quando é definida a área com os dados a incluir no gráfico, o Excel automaticamente assume essa informação para definir as séries pelo que este separador do assistente seja utilizado para conferir alguma flexibilidade e permitir efectuar alterações.

 

No terceiro passo do assistente (acedido através do botão “Next) são definidas as seguintes características:

-        os títulos do gráfico e dos eixos das absissas e das ordenadas (separador “Titles”);

-        algumas características dos eixos tais como a colocação ou não de valores no eixo das ordenadas (separador “Axes”);

-        a colocação ou não das linhas horizontais e verticais da grelha e respectivas características (separador “Gridlines”), a legenda e respectiva posição (separador “Legend”);

-        a colocação ou não de etiquetas tais como o nome da série, a categoria ou os próprios valores da série (separador “Data Labels”);

-        a colocação ou não de uma tabela com os valores do gráfico (separador “Data Table”).

 

O quarto e último passo do assistente serve apenas para definir a localização do gráfico, a qual poderá ser uma das folhas de cálculo existentes no documento (opção “As object in:”) ou uma nova folha do documento específica para o gráfico (opção “As new sheet:”).

A finalização do gráfico é efectuada com o botão “Finish”.

 

Formatação do Gráfico:

Tal como para outros objectos, é possível alterar as características do gráfico após a sua construção. Para isso basta fazer click sobre o gráfico e aceder ao menu Chart que entretanto surge na Barra de Menus. Neste menu é possível, entre outras, enfectuar as seguintes operações:

-        Opção “Chart Type”: alterar o tipo de gráfico – por exemplo, alterar de gráfico de linhas para gráfico de colunas;

-        Opção “Source Data”: alterar os dados do gráfico, isto é, redefinir a área onde estão as séries e títulos que compõem o gráfico;

-        Opção “Chart Options”: alterar, os títulos, as legendas, e as grelhas;

-        Opção “Location”: alterar a localização do gráfico;

-        Opção “Add Data”: acrescentar novos dados ao gráfico;

-        Opção “Add Trendline”: acrescentar uma linha de tendência a uma das séries existentes no gráfico;

 

2. Fórmulas Internas

Apesar de ser possível efectuar todo o tipo de operações construindo as fórmulas pretendidas com os operadores matemáticos, o Excel possui uma vasta listagem de funções que facilitam a sua utilização. Por exemplo, para calcular uma média aritmética simples de uma determinada série, não é necessário construir toda a fórmula; basta aceder às funções do Excel e procurar a função “average”. Existem mesmo alguns casos em que seria impossível efectuar o cálculo matemático através da construção da fórmula com os operadores matemáticos: é, por exemplo, o caso de cálculos para os quais não existem fórmulas matemáticas, obrigando a que o cálculo seja efectuado através de interacções sucessivas. Para o cálculo da TIR (Taxa Interna de Rentabilidade), por exemplo, não existe uma fórmula matemática impedindo que esta possa ser cálculada através de uma fórmula matemática – neste caso, apenas é possível efectuar o seu cálculo recorrendo à função respectiva disponibilizada pelo Excel.

Para aceder às funções do Excel poderá ser utilizado o botão “Insert Function”  existente junto à Barra de Fórmulas ou, alternativamente, aceder através da opção “Fuction” existente no menu Insert.

Ao escolher qualquer uma das referidas opções, é apresentada uma caixa de diálogo onde são apresentadas diversas categorias de funções, cada uma das quais contendo diversas funções.

 

As categorias de funções existentes são as seguintes:

-        Most Recently Used: Apresenta as funções utilizadas recentemente;

-        All: Apresenta todas as funções existentes no Excel;

-        Finantial: Apresenta uma lista de funções financeiras tais como o cálculo de Valores Actualizados Líquidos, Taxas Internas de Rentabilidade, entre muitos outros;

-        Date & Time: Apresenta uma lista de funções relativas a datas e horas; por exemplo, a função “Now” devolve a data e hora actual;

-        Math & Trig: Apresenta numerosas funções matemáticas e de trignometria, entre as quais senos, cosenos, factoriais, logaritmos,…;

-        Statistical: Apresenta uma lista de funções estatísticas onde se inclui a média, a mediana, diversos testes estatísticos, variâncias, covariâncias, correlações, previsões, entre muitas outras;

-        Lookup & Reference: Apresenta uma lista de funções que permitem efectuar diverso tipo operações sobre tabelas de dados;

-        Database: Apresenta uma lista de funções que permitem efectuar diverso tipo operações sobre tabelas de dados;

-        Text: Apresenta funções para efectuar operações com texto;

-        Logical: Apresenta uma lista de funções lógicas que permitem a construção de fórmulas com alguma complexidade;

-        Information: Apresenta uma lista de funções que devolvem informação diversa sobre o documento;

 

3. Inserção de Símbolos

Por vezes existe a necessidade de colocar determinados símbolos nos textos que são colocados nas células e que não estão disponíveis no teclado. Por exemplo, as letras gregas não estão disponíveis no teclado (estão disponíveis escolhendo uma determinada fonte mas não estão visíveis nas teclas, ou são obtidos através de combinação de teclas sendo difícil a sua inserção); contudo é possível facilmente inseri-las recorrendo à opção “Symbol” no menu Insert. Ao ser executada esta opção, é apresentada uma caixa de diálogo com uma variada gama de fontes, cada uma delas com numerosos símbolos. As letras gregas estão disponíveis quando se escolhe a fonte “Symbol”.

 

De seguida são apresentados outros símbolos e as fontes onde poderão ser encontradas:

-        Symbol: Ï ± ³ S W Û Í z @ j ¹ » ¦ §

-        Arial: س پ ▲ ► ♫ ♪ ╣ ⅓ √ ™ ₪ ℅ ℓ ₫

-        Webdings: P ñ Ì ä ç å ~ B F ü

-        Wingdings: & " + 1 . Í Ý Ê h

 

4. Inserção de objectos

O Excel, tal como outras aplicações do Office, permite a inserção de diverso tipo de objectos, entre os quais: Imagens do Paintbrush; Documentos do Word; Imagens do “Clip Art”; Equações; Organogramas; Gráficos; Video Clips;…

Para aceder aos diversos objectos proporcionados pelo Excel, deve ser escolhida a opção “Object…” no menu Insert. Ao escolher esta opção, é apresentada uma caixa de diálogo onde é escolhido o tipo de objecto a inserir no documento.

 

Como exemplo iremos apresentar a construção de uma equação utilizando diversos símbolos matemáticos. O objecto para inserir equações é o “Microsoft Equation 3.0”. Ao ser escolhida esta opção é aberto o editor de equações e é apresentada uma caixa de diálogo, onde é possível escolher os diversos tipos de símbolos para desenhar a equação (por exemplo, o primeiro botão contem os símbolos de maior ou igual, menor ou igual, diferente, aproximadamente, entre outros):

Abaixo é apresentada uma equação editada com o editor de equações.

 

 

VI . OPERAÇÕES DIVERSAS

 

1. Barra de Ferramentas

As Barras de Ferramentas normalmente apresentadas no Excel são as barras “Standard” (contem os botões New, Open, Save, Print, Print Preview, Cut, Copy, Past, entre outros) e a “Formating” (contem, entre outros, botões para formatação de caracteres e parágrafos). Contudo, é possível alterar as Barras de Ferramentas apresentadas no Excel segundo as preferências ou necessidades do utilizador. Para alterar as Barras de Ferramentas apresentadas, deve ser escolhida a opção “Toolbars” no menu View e escolher a barra a retirar ou a acrescentar.

 

De referir ainda que algumas das Barras de Ferramentas surgem automáticamente: são, por exemplo, os casos da Barra de Ferramentas “WordArt” que surge quando é seleccionado um objecto de “WordArt” ou a Barra de Ferramentas “Picture” que surge quando alguma imagem é seleccionada.

 

2. Ordenação de Dados

Através da opção “Sort” existente no menu Data é possível colocar por ordem alfabética ou por ordem crescente/decrescente uma determinada série de dados. Por exemplo, para colocar alfabética dos nomes a tabela abaixo, basta seleccionar toda a área da tabela, incluindo os títulos dos campos (“Nome” e “Idade”) e escolher a opção “Sort” no menu Data. De seguida, na caixa de diálogo que surge, é necessário identificar a série pela qual se presende efectuar a ordenação, optar por ordenação crescente ou decrescente e escolher a opção “Header Row”.

 

Por Paulo Nunes